Het handboek

Inleiding

Aangenaam! Wij zijn Communiteers. Als je dit handboek onder je neus hebt liggen, dan ben je onderdeel (geworden) van het Communiteers team. Fijn! Als je doet wat je leuk vindt, hoef je nooit meer te werken!

Jij en jouw collega’s zijn het belangrijkste onderdeel van Communiteers. Als team werken we samen voor diverse opdrachtgevers. Elk teamlid heeft zijn eigen sterke kanten en we delen onze kennis met anderen zodat iedereen kan groeien en zijn of haar rol. Er is iedere maand een koekjes-sessie en elke twee weken is er een Communiteers Academy waarin we kennis delen. Ook zijn er brainstormsessies voor nieuwe content, dus als je ergens mee vastloopt is zo’n moment perfect om je collega’s om hulp te vragen.Als stagiair(e) ben je natuurlijk ook onderdeel van ons team. We noemen je dan ook liever Junior Communiteer en we vermelden je graag op onze website!

Als Communiteers halen wij voor bedrijven en organisaties de marketingwaarde uit communities. Waarom? Verdien je aandacht in plaats van dat je zelf roept dat je goed bent. Dat is waar het in deze huidige maatschappij wat ons betreft om draait. Het uitrusten van ambassadeurs om hen over jou te laten praten, dat is ons vak. Eenvoud, focus en als doel concreet en meetbaar rendement staan bij ons altijd centraal.Dit handboek is een verlengstuk van de overeenkomst tussen Communiteers en alle medewerkers. Dit handboek kan te allen tijde eenzijdig door Communiteers worden aangepast. Als je vragen hebt dan kun je altijd terecht bij de rest van de collega’s!

Teamsamenstelling

Ons team bestaat uit de 6 collega’s:

Bas: eigenaar, sales.

Ellen: projectmanager met specialisatie: content (tekst) maken en adverteren

Janaika: projectmanager met specialisatie: content (tekst) maken en adverteren.

Mariëlle: projectmanager, officemanager met specialisatie content (tekst) maken en adverteren.

Marlou: sales medewerker

Marije: videograaf, fotograaf en designer

Len: videograaf

Ricardo: contentcreator

Communiteers United

Daarnaast werken we met een team van freelancers genaamd: Communiteers United. Zij zijn een vaste club freelancers en worden als aanvullende collega’s beschouwd.

Mohamed Bahlaoui - MB-Online, SEO en SEA specialist

Femke de Laat - Fotograaf en videograaf

Wessel van den Hurk - Video

Charlotte Strietman - Content Creator bij IBANA, Video en animaties

Charlotte Hendriks - Studio CEE, content en vacatureteksten checken

Gianni van Gestel - Video

Gerald Fransen - Fransen AV, Video

Anne-Kathrin Walter - AK Helpt, Pinterest specialist

Luuk Wiersema Visuals - foto, video en design

Bobby Verlaan - online marketing consulent bij Playcept, gamification

Anne-Marie van Vugt Fotografie - fotograaf

Lesley Kleef - eigenaar Soulid, communicatieadviseur

Laura Appeldoorn - online marketeer

Riedor - online marketeer

Hoe ga je om met freelancers?

Wanneer er in een opdracht extra hulp nodig is kan een freelancer ingeschakeld worden. Bijvoorbeeld voor video’s, fotografie, het redigeren van teksten (en vacatures), Google advertenties en nabellen van leads. Met deze freelancers maken we afspraken over zaken als hun uurtarief en het feit dat ze niet rechtstreeks contact opnemen met de opdrachtgever (uitzonderingen kunnen besproken worden natuurlijk).

Als er een freelancer nodig is, maar er is nog niet bepaald wie dat wordt, stem dat dan altijd eerst even af met Bas.

Onderstaande infographic laat zien hoe we met freelancers omgaan.

Het is belangrijk om goede afspraken te maken met een freelancer. We nemen even een video-opdracht als voorbeeld.

Geef bij de freelancer aan dat we een opdracht hebben en vraag of hij daar ruimte voor heeft;

Plan een briefing met de opdrachtgever, de freelancer en jijzelf;

Bespreek voor de briefing samen met de freelancer wat je van hem verwacht: de opdracht helder krijgen, dus de juiste vragen stellen, maar heb het niet over uurtarief en het aantal uren die nodig zijn. Na de briefing verwacht je namelijk van de freelancer een voorstel met ureninschatting;

In de briefing met de opdrachtgever en freelancer stel je de freelancer voor (je mag gerust aangeven dat dat iemand is waar we al geruime tijd mee samenwerken) en zorg je dat er genoeg informatie wordt opgehaald om hem een voorstel te kunnen laten doen. Plan aan het eind van de briefing het liefst ook meteen een datum om te filmen. Die kan maar alvast gereserveerd zijn;

De freelancer geeft je een ureninschatting. Je checkt de opdracht of deze inschatting past binnen die opdracht en koppelt dat terug (eventueel moet er dus iets aangepast worden aan de ureninschatting of de verdeling van uren in de opdrachtonderdelen);

Bij akkoord mag de freelancer aan de slag voor de opdrachtgever. In het geval van een videograaf is het handig dat deze wel rechtstreeks contact kan opnemen, i.v.m. het plannen van de opnames en afstemmen wie er van de opdrachtgever dan aanwezig is;

In het geval van een videoproductie volgen er waarschijnlijk nog één of twee correctierondes. Het is belangrijk dat jij als projectmanager dit ook meekrijgt, zodat je weet wat de stand van zaken is en ook jouw opmerkingen en advies kan geven;

Als de freelancer zijn werk oplevert kan de uiteindelijke versie gedeeld worden met de opdrachtgever. Dat kan hij zelf doen, of jij, dat maakt niet uit;

De gemaakte uren van de freelancer wil jij weten, als ook eventuele reiskosten. Deze noteer je in Gripp op de juiste opdracht (onder de naam van Bas), met daarbij duidelijk vermeld wie de freelancer is en wat hij heeft gedaan;

Vergeet de freelancer niet te bedanken, want die heeft (hopelijk) fantastisch werk geleverd.

Tip: ben proactief, ook richting een freelancer. Check regelmatig bij hem in, vooral als het lang duurt voordat je iets hoort. Vraag ook altijd wanneer hij bepaalde zaken kan opleveren, zodat jij daar rekening mee kan houden in jouw planning (en er naar kan vragen als je nog niks hebt ontvangen).

De volgende infographic is bedoeld voor de freelancer. Deze kun je gebruiken om afspraken te maken en de samenwerking met Communiteers toe te lichten.

Business Model Canvas

Via dit model zie je hoe Communiteers als commercieel bedrijf is opgebouwd uit diverse onderdelen. Met wie werken we samen, wat zijn de doelstellingen, hoe gaan we hiermee aan de slag en waar zitten de kosten?

Diensten

Wij halen voor bedrijven en organisaties de marketingwaarde uit communities. Waarom? Verdien je aandacht in plaats van dat je zelf roept dat je goed bent. Dat is waar het in deze huidige, ietwat schreeuwerige, maatschappij wat ons betreft om draait. Het uitrusten van ambassadeurs om over jou te praten, dat is ons vak. Eenvoud, focus en als doel concreet en meetbaar rendement staan bij ons altijd centraal.

Ontzorging

Wij bieden totale ontzorging om de social media prestaties van opdrachtgevers naar een hoger niveau te tillen. Dit doen we aan de hand van ons social media proof traject en community recruitment. Het traject van A tot Z, van nulmeting naar contentplanning en rapportage. Zo benutten we samen de social media optimaal met een strategie en doel.

Kennis

Kennis over social media is erg belangrijk om de prestaties daarvan naar een hoger niveau te tillen. Als bedrijven de social media activiteiten zelf op willen pakken maar hier ondersteuning bij willen doen wij dit door middel van coaching in de vorm van een strippenkaart, workshops en lezingen.

Capaciteit (Communiteer In House)

Om het maximale uit community marketing te halen bieden we ook de mogelijkheid om een community marketeer bij de opdrachtgever op kantoor te laten werken tegen een vast uurtarief.

A, B en C opdrachtgevers

Contactmomenten

A-opdrachtgevers

1 x per 2 maanden op locatie

1 x per 2 weken persoonlijk contact

1 x per 3 maanden piekmoment

Feliciteren!

B-opdrachtgevers

1 x per 3 maanden op locatie

1 x per 3 weken persoonlijk contact

1 x per 6 maanden piekmoment

Feliciteren!

C-opdrachtgevers

Feliciteren!

1 x per 3 maanden bellen

Net Promoter Score (NPS)

Een van de doelstellingen van de Communiteer is dat wij het maximale binnen onze mogelijkheden zullen doen om door onze opdrachtgevers te worden aanbevolen. Dit meten wij elk jaar de Net Promoter Score (NPS) van Communiteers. Met de NPS meten wij de klantloyaliteit van onze opdrachtgevers. Het is een goede manier om klanttevredenheid te meten.

Hoe werkt het?De NPS berekenen wij door de opdrachtgevers één vraag voor te leggen: Op een schaal van 1 tot 10, in welke mate zou je Communiteers aanbevelen aan collega’s, partners vrienden of familie? Om antwoord te geven kan de respondent een score van 0 t/m 10 invullen.

De scores worden verdeeld in drie groepen:

Promoters: respondenten die een score 9 of 10 hebben gegeven.

Neutrals: respondenten die een score 7 of 8 hebben gegeven.

Critici: respondenten die een score 0 t/m 6 hebben gegeven.

De score wordt als volgt berekend: NPS = % promoters - % critici.

De score kan variëren tussen de -100 en de +100. Een NPS die boven de nul uitkomt wordt als goed gezien, een score boven de 50 als excellent.

Brandbook

De huisstijl van Communiteers laat zien waar wij voor staan. Alles over de huisstijl van Communiteers is vastgelegd in het brandbook. In dit document staan alle richtlijnen over de vormgeving van Communiteers en de producten en diensten. Het brandbook stroomlijnt de vorm van alle uitingen van Communiteers. Hierdoor weet je altijd hoe onze communicatie er uit ziet. Of het nu gaat over het logo, de sociale media en het gebruik van welk lettertype; je vindt het in het brandbook. Via deze link kom je uit bij het brandbook.

AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Vanaf 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese wetgeving, de GDPR (General Data Protection Regulation), in het Nederlands de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De verordening bevat veel specifieke regels met betrekking tot privacy van persoonsgegevens en hoe je hier als bedrijf mee om hoort te gaan. In de AVG staan strengere regels over en hoge sancties op het niet naleven van de regels voor het verwerken van persoonsgegevens.

In de Mettom Academy vind je de opleiding: AVG Privacy Awareness.

Elk kwartaal vindt er een AVG overleg plaats tussen de teamleiders en de AVG verantwoordelijke. Communiteers heeft verschillende maatregelen getroffen om aan de AVG wetgeving te voldoen. Een overzicht van deze maatregelen vind je hier:

Gebruik van foto’s

Op onze website laten wij graag (potentiële) opdrachtgevers en ons netwerk kennis maken met het Communiteers team. Dit omdat het nu eenmaal fijner is voor een opdrachtgever om te zien met je zij te maken hebben. Hiervoor laten we foto’s maken bij een fotograaf.

Daarnaast worden er regelmatig opnames door een mede Communiteer gemaakt onder kantoortijd, tijdens events of bijvoorbeeld bij een teamuitje. Ook jij kan op deze foto’s te zien zijn.

Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto’s en video’s. Wij plaatsen geen foto’s waardoor je schade zou kunnen ondervinden.

Toch vinden we het belangrijk om jouw toestemming te vragen voor het gebruik van foto’s en video’s. Deze toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door een van de mede Communiteers gemaakt worden, of in onze opdracht worden gemaakt. Het kan voorkomen dat anderen (opdrachtgevers) foto’s maken tijdens activiteiten. Communiteers heeft daar helaas geen invloed op.

Je mag natuurlijk altijd terugkomen op de door jou gegeven toestemming!

Ja, ik geef toestemming voor het maken en gebruiken van mijn foto gemaakt door de fotograaf. Deze foto wordt geplaatst op de website van Communiteers en kan ook in andere digitale (reclame) uitingen van Communiteers gebruikt worden.

Nee, ik geef geen toestemming voor het maken en gebruiken van mijn foto gemaakt door de fotograaf. Deze foto wordt geplaatst op de website van Communiteers en kan ook in andere digitale (reclame) uitingen van Communiteers gebruikt worden.

Ja, ik geef toestemming voor het maken en gebruiken van foto’s door mede Communiteers voor het gebruik op social media en andere digitale uitingen.

Nee, ik geef toestemming voor het maken en gebruiken van foto’s door mede Communiteers voor het gebruik op social media en andere digitale uitingen.

* Graag aankruisen waarvoor je toestemming geeft.

Datum:..............................................................................

Naam:..............................................................................

Handtekening:..............................................................................

Privacy verklaring medewerkers

Zodra je bij Communiteers solliciteert krijgen wij diverse gegevens van je onder ogen. Zodra je bij ons komt werken hebben wij zelfs nog meer van je nodig. Zoals je naam, adres, bankgegevens, geboortedatum, BSN en een kopie van jouw ID-kaart. We gebruiken deze gegevens voor verschillende doeleinden en slaan de gegevens op. Er is natuurlijk ook een goede reden om deze gegevens te vragen. Communiteers heeft deze gegevens bijvoorbeeld nodig om te voldoen aan de wettelijke plichten (denk aan de Wet op de Loonbelasting) of om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst (zoals het betalen van salaris).Deze gegevens zijn alleen zichtbaar voor je teamleider en de leden van het MT en kunnen alleen met jouw toestemming aangepast of ingezien worden.

Op grond van artikel 13 van de AVG is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ op het moment dat deze gegevens worden verkregen van de ‘betrokkene’ (degene wiens gegevens het betreft) verplicht op dat moment die betrokkene over een aantal zaken te informeren aangaande de verwerking van diens persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

Communiteers moet in het kader van de arbeidsovereenkomst beschikken over onder andere persoons- en adresgegevens van zijn werknemers. Jij bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van deze en andere gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van jouw werkzaamheden en onder andere de loonbetaling. Wanneer er een wijziging in je gegevens plaatsvindt, geef je deze zo spoedig mogelijk door aan je teamleider.

Wijziging wet- en regelgeving

Het is mogelijk dat door wijzigingen in wet- en regelgeving aanvullende informatie nodig is voor onze personeelsadministratie. Zodra we dit weten zullen wij je hierover direct informeren. De aanvullende gegevens ontvangen we dan graag zo spoedig mogelijk.

Om je duidelijkheid te geven over welke gegevens wij van je verwerken en/of in ons bezit hebben en wat je rechten hierin zijn hebben wij de Privacyverklaring Medewerkers Communiteers opgesteld.

Voor akkoord:

Datum: ..............................................................................

Naam: ..............................................................................

Handtekening: ..............................................................................

Verwerken persoonsgegevens derden

Communiteers is als verwerkingsverantwoordelijke volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens van alle opdrachtgevers. Het komt wel eens voor dat Communiteers in opdracht van de opdrachtgever (persoons)gegevens moet verwerken van derden. Dit dien je met de uiterste zorgvuldigheid te doen. Je mag de persoonsgegevens slechts verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van jouw functie.

Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld bestaan uit e-mailadressen van klanten van de opdrachtgever. Deze kunnen gebruikt worden voor het opstellen van een adressenbestand voor een nieuwsbrief of het maken van een alias doelgroep in advertentiecampagnes. Communiteers mag deze gegevens alleen verwerken als deze derden toestemming hebben gegeven aan de opdrachtgever tot het gebruik van hun e-mailadres door middel van een actuele Privacy Verklaring.

Om ervoor te zorgen dat deze (persoons)gegevens alleen voor de juiste doeleinden gebruikt worden hebben we een procedure voor het aanleveren en verwerken van deze gegevens opgesteld.

De gehele procedure staat beschreven in de AVG Procedure doorgeven persoonsgegevens derden.

Andersom kan het ook voorkomen dat je persoonsgegevens wilt delen met een opdrachtgever. Bijvoorbeeld leads die binnen zijn gekomen uit een advertentiecampagne. Meestal betreft dit naam, achternaam en mailadres of telefoonnummer. Om ervoor te zorgen dat deze gegevens goed bij de opdrachtgever terechtkomen en nergens anders, hanteren we de volgende werkwijze. Alle gegevens worden via WeTransfer met een wachtwoord verstuurd. We hebben een betaald WeTransfer account, waarop je dient in te loggen. Je stuurt je bestanden via WeTransfer en kondigt dit aan via een losse mail, met daarin het wachtwoord vermeld. Of, indien je app contact hebt met een opdrachtgever, via Whatsapp. Alle gegevens die je op de Drive of op de harde schijf van je computer hebt opgeslagen, dienen vervolgens direct verwijderd te worden.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Er is sprake van een datalek als gegevens ongeoorloofd zijn gewijzigd, verstrekt of ingezien. Als persoonsgegevens verloren zijn gegaan, wordt ook gesproken van een datalek. Indien sprake is van een datalek dien je dit zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur, te melden aan jouw teamleider. De teamleider zal dit lek vervolgens toetsen aan dit schema. Indien vereist op de juiste wijze melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkene(n) en verwerken in het incidentenregister.

Oneigenlijk gebruik

Twijfel je of je jouw functie uitvoert binnen het kader van de AVG, signaleer jij ergens binnen onze organisatie dat er sprake is van oneigenlijk gebruik van persoonsgegevens of zie jij dat de afgesproken werkprocessen niet worden gevolgd? Laat dit dan weten aan je teamleider zodat hier tijdig iets mee kan worden gedaan. Het niet naleven van de verplichtingen die uit de AVG voortvloeien kan serieuze nadelen hebben voor het hele bedrijf.

Verwerking gegevens opdrachtgevers

Alle gegevens van een opdrachtgever slaan we op in het programma 1Password. In dit programma staat per opdrachtgever een zogenaamde vault (of kluis). In deze vault kun je alle gegevens van deze opdrachtgever kwijt.

De volgende gegevens van een opdrachtgever worden opgeslagen:

Inloggegevens diverse programma’sDit betreft de volgende gegevens: inloggegevens van social media, e-mailprogramma’s, website, Quriobot e.d. die Communiteers nodig heeft voor het uitvoeren van de diverse afgesproken werkzaamheden.

Andere privacygevoelige gegevensGegevens die gevoelig zijn in verband met privacygevoeligheid.

Hier worden geen e-mailadressen van klanten van opdrachtgevers in opgeslagen hiervoor hebben we deze procedure.

Toegankelijkheid

Alleen de medewerkers van Communiteers die werken aan de opdracht van deze opdrachtgever krijgen toegang tot de betreffende vault.

Owner:

Deze persoon (Bas) heeft alle rechten en kan deze ook toekennen aan (nieuwe) medewerkers. Hij heeft ook inzicht in de kosten en het abonnement.

Administrator:

Deze personen kunnen een vault aanmaken, hebben een private vault, kunnen mensen verbinden aan een vault, kunnen een guest member aanmaken.

-> De teamleiders en Bas Schepers hebben deze functie.

Member:

Deze personen kunnen aan meerdere vaults worden toegevoegd. Kan zelf een vault aanmaken en heeft een private vault voor persoonlijke gegevens. Van toepassing op alle collega’s en junior Communiteers.

Guest:Deze personen kunnen maar toegang krijgen tot maximaal 1 vault. Van toepassing op opdrachtgevers.

Als de samenwerking met een opdrachtgever stopt

Het komt natuurlijk ook voor dat een opdrachtgever verdergaat zonder de hulp van Communiteers. Het is belangrijk om de volgende stappen te volgen.

Opdrachtgever verwijderen uit de volgende programma’s:

Facebook Business Manager

1Password vault

Kontentino

Google Drive

Google Analytics

Google Ads

Website opdrachtgevers

Let op! Er zijn natuurlijk ook programma’s waar de opdrachtgever zelf mee verder gaat.

Medewerkers afmelden:

PSO project afsluiten

Nozbe project afsluiten

ChatGPT projectmap verwijderen

Canva project afsluiten/verwijderen

Social media kanalen en ad accounts van opdrachtgevers

Bevestigen aan de opdrachtgever dat we deze gegevens verwijderd hebben en wij geen toegang meer hebben tot deze gegevens/programma’s/accounts.

-> De projectleider van de opdracht in kwestie is verantwoordelijk voor dit proces.

Wie is mijn werkgever?

‘Ik werk voor Communiteers, maar krijg mijn salaris via Mettom. Hoe zit dat dan?’

Juridisch gezien is Mettom je werkgever. Je arbeidsovereenkomst, je loonstroken en je salaris ontvang je van Mettom. Afspraken over bijvoorbeeld de hoogte van je salaris, je werktijden en andere arbeidsvoorwaarden maak je met Bas of je leidinggevende zelf. Met hen voer je ook je beoordelings- en functioneringsgesprekken.

MettomCommuniteers heeft de personeelszaken uitbesteed aan Mettom Payrolling. Zie hen als een externe HR-afdeling. Zij verzorgen de complete personeels- en salarisadministratie waardoor Communiteers de focus kan houden op de core business. Aangezien Mettom gespecialiseerd is in werkgeverschap, zijn alle personeelszaken goed geregeld.

Ben je “in dienst” bij Communiteers?

Op jouw contract staat Mettom. Ook je salaris wordt overgemaakt door Mettom maar je blijft werken binnen Communiteers op je eigen vertrouwde plek. Via deze link vind je het Personeelshandboek van Mettom voor Communiteers met vaste uren.

Loop je stage of studeer je af bij Communiteers?

Als je stage loopt of afstudeert bij Communiteers en je ontvangt hier een vergoeding voor dan is Mettom juridisch gezien je werkgever.

Heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met Mettom:Tel: 040 - 82 00 398 | info@mettom.nl | www.mettom.nl. Of bekijk hier de diverse instructievideo’s van Mettom.

Werktijden

We geloven dat je het beste presteert als je goed op je plek zit. Soms kun je dat heel letterlijk nemen en vind je het prettig om niet op kantoor te werken, maar juist in een andere omgeving. Prima! Ga in de zomer lekker buiten werken, zoek een rustig plekje voor het maken van een rapportage of zoek een inspirerende omgeving op als je aan de slag gaat voor een contentplanning van een opdrachtgever. Het uitgangspunt is dat je je houdt aan het aantal afgesproken uren en je verantwoordelijkheid naar de opdrachtgever.

De vaste openingstijden van ons kantoor zijn:

Maandag t/m vrijdag van 8:30 - 17:00 uur.

Komt het voor jou (een keer) beter uit om buiten deze tijden te werken dan is dat prima. Zolang dat geen gevolgen heeft voor de werkzaamheden en/of de opdrachtgever. Het verschuiven van deze uren geeft geen recht op een avond- of weekend vergoeding.

Maak duidelijke afspraken wanneer opdrachtgevers of je collega’s jou kunnen bereiken. Werk je een keer meer uren dan met jou is afgesproken? Dan kun je deze extra uren op een ander moment, in overleg met Bas, compenseren, zie hieronder.

Overuren die in opdracht van opdrachtgevers worden uitgevoerd kunnen met tijd voor tijd worden gecompenseerd. Normaal x 1, weekend x 1,5 en nacht x 2.

Deze uren worden niet uitbetaald maar dus gecompenseerd met tijd voor tijd.

Uren dienen te worden vastgelegd. Dit doet iedere collega op zijn/haar eigen manier. Houd bijvoorbeeld een taak in Nozbe bij met je overuren of een spreadsheet. Het is belangrijk om hier een goed overzicht in te houden.

Overuren op eigen initiatief vallen niet onder deze regeling.

We checken dagelijks twee keer bij elkaar in via een digitale huddle, om 09:00 uur en 14:00 uur. Dit doen we via Google Meet.

Heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met Bas.

Vakantie en verlof

Natuurlijk is het mogelijk om een dag vrij te nemen of juist meerdere dagen voor een lekkere vakantie. Het uitgangspunt bij het opnemen van de vrije dagen is dat dit in overeenstemming met de rest van de collega’s gebeurt en dat het de continuïteit van de opdracht niet in gevaar brengt.

Vrije dagen

Als je vrije dagen wil opnemen, ga je na of dit uitkomt in de werkplanning. Twijfel je hierover, overleg dan altijd even met Bas. Je bespreekt dan ook hoe deze dagen eventueel opgevangen dienen te worden door een collega. Je communiceert natuurlijk even met je opdrachtgever(s) indien dat gevolgen heeft voor de samenwerking. Het verwerken van de vrije dagen verzorg jij zelf via de portal van Mettom. Bas zal op jouw verzoek uiteindelijk een akkoord geven. Het is de bedoeling je verlof zoveel mogelijk gedurende het lopende jaar op te nemen. In overleg met Bas mag je maximaal 5 verlofdagen meenemen naar het volgende jaar. Hiervoor moet Bas akkoord geven.

Overige omstandigheden voor afwezigheid

Als je om een bijzondere reden het bedrijf tijdens werktijd wilt of moet verlaten, overleg dit dan even met Bas.

Ziekte en vakantie

Als je niet kunt werken omdat je (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt bent mag je niet zonder meer op vakantie. Hiervoor zijn een aantal voorwaarden opgenomen in het verzuimprotocol van Mettom. Klik hier voor het hele verzuimreglement van Mettom. Het verzuimprotocol van Metom is voor iedere werknemer van Communiteers van toepassing. Deze verzuimvoorschriften dient iedere werknemer van Communiteers na te leven. Wanneer deze verzuimvoorschriften niet door de werknemer worden nageleefd, is Communiteers gerechtigd het loon op te schorten.

Bijzonder verlofBijzonder verlof kan, na overleg met Bas, ingezet worden voor bijvoorbeeld doktersbezoek, ziekenhuisbezoek, etc. (andere uitzonderingen zijn bespreekbaar) Er is 8 uur per medewerker per jaar gereserveerd op basis van een fulltime dienstverband. Voor parttimers geldt: indien mogelijk, zoveel mogelijk afspraken in eigen tijd inplannen en zijn er naar rato dienstverband een x aantal uren per jaar beschikbaar. De uren voor bijzonder verlof kunnen niet opgespaard worden en vervallen bij de start van het nieuwe jaar.

FeestdagenLandelijke feestdagen zijn wij in principe gesloten. Afhankelijk van je contract worden deze aan je uitbetaald. Wil je zeker weten of je deze dagen uitbetaald krijgt? Neem dan even contact op met Mettom.

Heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met Mettom:Tel: 040 - 82 00 398 | info@mettom.nl | www.mettom.nl. Of bekijk hier de diverse instructievideo’s van Mettom hier.

Reiskosten en vergoedingen

Binnen Communiteers werken we met twee soorten reiskosten, namelijk reiskosten die je maakt om naar kantoor te komen (woon-werk reiskosten) en reiskosten die je maakt om bij een opdrachtgever voor een opdracht te komen (werk-werk reiskosten).

Woon-werk reiskostenVoor woon-werk reiskosten geldt dat iedere collega die buiten een straal van 10 kilometer rondom de Cacaofabriek (Cacaokade 3, Helmond) woont, € 0,23 per kilometer óf een trajectkaart kan declareren. Voor collega's die binnen een straal van 10 kilometer woonachtig zijn geldt deze regeling niet.

Werk-werk reiskosten

Dit zijn reiskosten die je maakt om bij een opdrachtgever voor een opdracht te komen.

Mocht je rechtstreeks naar de klant gaan vanuit je huisadres dan dien je de woon-werk km eerst te verrekenen. Bijvoorbeeld: op een dag reis je rechtstreeks van huis naar de klant (30 km), vervolgens naar kantoor (15 km) en vanuit kantoor weer naar huis (20 km). Als je standaard woon-werk 20 km x 2 ontvangt dan kun je de volgende werk-werk reiskosten declareren: 30 km - 20 km + 15 km = 25 km.

Maximum aan reiskosten

Op de reiskosten zit een maximum van € 350,- per maand voor elke Communiteer.

Thuiswerkvergoeding

Met ingang van 1 januari 2022 is het vanuit de overheid mogelijk om een thuiswerkvergoeding te geven aan je medewerkers van € 2,40 netto per dag. Communiteers gaat deze vergoeding ook verstrekken per gewerkte thuiswerkdag op flexibele basis.

Uitwerking registratie reiskosten

Voor de reiskosten blijft het reiskostendeclaratieformulier als basis dienen. Hierin geef je het aantal kilometers aan en de locaties waar je bent geweest. Vul de postcodes goed in!

Aangezien er verschillende vergoedingen van toepassing zijn voor woon-werk en werk-werk moet je dit ook apart registreren. In het declaratieformulier als onderbouwing en in e-UUR om dit ook daadwerkelijk te kunnen verlonen.

In e-UUR zijn hiervoor de volgende componenten zichtbaar:

Als ik bovenstaand voorbeeld nog een keer gebruik dan moet je dit als volgt in het systeem zetten: Mocht je rechtstreeks naar de klant gaan vanuit je huisadres dan dien je de woon-werk km eerst te verrekenen. Bijvoorbeeld: op een dag reis je rechtstreeks van huis naar de klant (30 km), vervolgens naar kantoor (15 km) en vanuit kantoor weer naar huis (20 km). Als je standaard woon-werk 20 km x 2 ontvangt, dan kun je de volgende werk-werk reiskosten declareren: 30 km - 20 km + 15km = 25km.

20 x € 0,23 = € 3,80 onder het kopje reiskosten woon-werk.

25 x € 0,23= € 4,75 onder het kopje reiskosten zakelijk.

25 x € 0,07 = € 1,75 onder het kopje reiskosten belast.

Voor iedere thuiswerkdag kun je onder het kopje thuiswerkvergoeding € 2,40 invoeren.

LET OP: op een werkdag mag je OF reiskosten OF thuiswerkvergoeding declareren maar niet beiden.

Vergoedingen

Buiten de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding zijn er geen specifieke vergoedingen waar je aanspraak op kunt maken. Wil je iets aanschaffen voor het kantoor van Communiteers of zijn er andere kosten die je voor je werk moet maken? Vraag hier dan eerst (schriftelijk) toestemming voor bij Bas of Mariëlle. Zij geven aan of het akkoord is en hoe je het item kunt aanschaffen.

Kosten vergoedenEr zijn 2 manieren waarop je deze kosten vergoed kunt krijgen:

Reken het item af met de bankpas van Communiteers en vergeet vooral niet het bonnetje te mailen naar retera.35317@mailtobasecone.com én naar Bas.

Declareer het item met de originele bon bij je urenbriefje.

Greenwheels

Heb je een afspraak bij een klant en heb je geen auto tot je beschikking en kun je er moeilijk komen met het openbaar vervoer, dan is er nog de optie Greenwheels. We hebben een account. Hier kun je op een gemakkelijke manier een auto voor een dag(deel) reserveren. Overleg vooraf met Bas om gebruik te maken van deze optie.

Ziek- en betermelden

Om je leed te verzachten is het altijd mogelijk om je werkzaamheden thuis uit te voeren. Ben je niet in staat om je werk uit te voeren ga dan als volgt te werk:

Ziekmelden

Meld je ‘s ochtends voor 8:30 uur ziek bij Bas.

Je meld je ook bij Mettom voor 8:30 uur ziek. Klik hier voor het hele verzuimprotocol van Mettom.

Afspraken over wachtdagen en vergoedingen zijn opgenomen in je contract.

Overdracht

Bespreek met Bas welke werkzaamheden die dag en komende dagen overgenomen dienen te worden. Je blijft hier namelijk zelf verantwoordelijk voor.

Beter meldenAls je weer in staat bent om aan de slag te gaan laat je dit zo spoedig weten aan je collega’s. Je meldt je ook die dag weer beter bij Mettom.

Vertrouwenspersonen

Als er dingen zijn die niet intern besproken kunnen worden dan heeft Mettom 2

vertrouwenspersonen:

Homan Coolen (verzuimcoördinator)

Sietske Erdkamp (manager backoffice)

Zij behandelen alle cases vertrouwelijk en geven geen terugkoppeling aan Communiteers.

Opleidingen

Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers zich kunnen ontwikkelen op persoonlijk en professioneel vlak. Voor de medewerkers van Communiteers is het daarom mogelijk om gebruik te maken van de diverse opleidingsmogelijkheden via Mettom; via de Mettom Academy.

In deze online omgeving heb je de mogelijkheid om ruim 200 verschillende trainingen te volgen. Zo zijn er bijvoorbeeld korte trainingen over het AVG Privacy Awareness, het Office pakket, spelling en het stellen van prioriteiten. Ook kun je langere trainingen volgen over onder meer social media en timemanagement. Daarnaast zijn er zogenaamde Learning Bites. Dit zijn korte, inspirerende filmpjes over actuele onderwerpen.

Dit is mogelijk bij een aanstelling met een vast aantal uren per maand. Je kunt hier dan gratis en zonder limiet gebruik van maken. Na iedere training die je afrondt krijg je een certificaat van Mettom.

Via deze link kom je uit bij de Mettom Academy.

Scholingsbudget

Verder stelt Communiteers € 1000,- per medewerker per jaar ter beschikking als scholingsbudget. Dit bedrag kan niet worden “opgepot” en is bestemd voor een opleiding die relevant is voor het werken bij Communiteers. Bas beoordeelt iedere aanvraag. Er wordt per aanvraag een studieovereenkomst opgesteld. De studietijd mag ongeveer 10% van de werkweek in beslag nemen.

Overleg en bijeenkomsten

Academy1 x per 2 weken

Huddle1 x per dag om 9.00 uur

Bas en medewerkers1 x per kwartaal

Huddle

Eén keer per dag wordt er per persoon kort aangegeven wat voor hem of haar de lopende zaken zijn.

Communiteers Academy

Elke twee weken is er een Academy sessie. Deze sessies zijn er om eigen kennis te delen met het team met betrekking tot marketing, content, creatie, nieuwe tools, nieuwe functionaliteiten en innovatie.

Brainstormsessie

Wil je een brainstormsessie houden met het team? Dat kan. Plan een moment in en nodig collega’s uit. Zorg ervoor dat je precies weet wat de vraag is en voor welke opdrachtgever(s). Zo kun je samen met collega’s content en ideeën voor visuele invulling bespreken.

HeidagTwee keer per jaar is er een heidag. Een uitgebreid strategisch overleg waar de doelstellingen en cijfers van Communiteers worden besproken.

1-op-1 gesprekken

Omdat we veel op aparte projecten werken en ook vaak op andere locaties (zoals thuiswerken of bij een opdrachtgever in house) is het goed om af en toe weer eens een 1-op-1 gesprek te hebben met een collega. Daarnaast wil Bas ook graag weten wat er bij je speelt en zal je ook met hem regelmatig gesprekken hebben. Heb je tussendoor behoefte aan een gesprek met Bas of één van de andere collega’s, twijfel dan niet om dat aan te gaan! Hier wordt altijd tijd voor vrij gemaakt.

Onderwerpen:

Werkgerelateerd/ taken

Neem je opdrachtgevers door en bekijk of je nog tegen problemen aan loopt.

Kom je uit met de afgesproken uren?

Heb je nog hulp nodig?

Stel samen met je teamleider een doel op waar je aan wil werken.

Persoonlijke ontwikkeling in je werk

Hoe gaat het met je op de werkvloer?

Hoe gaat het binnen het team?

Persoonlijke items

Persoonlijke issues bespreken.

Frequentie:

Een 1-op-1 gesprek heb je in principe elke twee weken met collega’s waarbij dit relevant is. Zo houden we de vinger aan de pols en de lijntjes kort.

De 1-op-1 gesprekken met Bas worden verdeeld over het jaar. Afhankelijk van je functie ligt deze frequentie op 1 keer per 1 à 3 maanden.

Programma’s en tools

Communiteers werkt met diverse online programma’s. We hebben hier bewust voor gekozen om er voor te zorgen dat gegevens online en overal toegankelijk zijn. Dat geeft ons en jou flexibiliteit.

Google apps

Het grootste gedeelte van de werkzaamheden vallen onder de volgende onderdelen binnen onze Google omgeving:

Gmail: voor e-mail werken we met Gmail. Deze wordt voorzien van een tweestapsverificatie om de veiligheid van de gegevens te waarborgen.

Google Drive: bestanden, rapporten e.d. worden gemaakt en opgeslagen in Drive. Er zijn een aantal opdrachtgevers die toegang hebben tot een beperkt aantal documenten. De toegang is dan in te stellen in 3 mogelijkheden:

- Mag weergeven: de gebruiker kan het document inzien.

- Mag reageren: de gebruiker kan het document inzien en ook een reactie plaatsen.

- Mag bewerken: de gebruiker kan vrij werken in het gehele document.

Google Chat: Dit wordt gebruikt als intern communicatiemiddel. Zoals de groeps chat met alle collega’s. Houd er rekening mee dat het niet bedoelt is om klantenbestanden in te delen met collega’s.

Google Data Studio: met Google Data Studio maken wij de meeste van onze rapportages. In dit programma halen we de belangrijkste statistieken op.

1Password

In dit programma slaan we alle wachtwoorden op per opdrachtgever. Elke opdrachtgever heeft een eigen vault/kluis. Wie er toegang heeft tot die kluis hangt af van of die persoon deze gegevens nodig heeft om zijn of haar taken uit te voeren.

Binnen 1Password is het ook mogelijk om een persoonlijke kluis aan te maken met inloggegevens van eigen programma’s.

Facebook Bedrijfsmanager

Dit programma wordt gebruikt om alle activiteiten rondom de Facebookpagina van de opdrachtgevers zoals advertentiecampagnes (ook voor Instagram) en posts. Daarnaast kan er veel informatie over het kanaal uit dit programma gehaald worden. Per opdrachtgever wordt er afgesproken welk programma er wordt gebruikt om berichten in te plannen.

Facebook Advertentiebeheer

Hierin worden alle advertenties gemaakt en gepubliceerd. Het gebeurt wel eens dat Facebook advertenties afkeurt. Dit kan leiden tot een blokkade op je advertentieaccount en dat is in het verleden ook al eens gebeurd. Om dat te allen tijde te voorkomen, is het volgende afgesproken.

Gripp

In dit programma leggen we elke dag vast welke werkzaamheden we die dag gedaan hebben per opdrachtgever. Zo houden we overzicht wat de declarabiliteit is per werknemer en welke taken er hoeveel tijd in beslag nemen. Dit programma en de gegevens zijn alleen voor intern gebruik en wordt ook gebruikt voor de facturatie van opdrachten.

Nozbe

Eén van de belangrijkste tools binnen Communiteers. In dit takensysteem leggen we de diverse taken per opdrachtgever vast. Dit noemen we een project. Hierin kun je taken delen met je collega’s door middel van een @mention. Maar ook taken ‘op naam zetten’ van een collega om hiermee aan de slag te gaan. De toegang tot projecten regelen Bas en Ellen.

Kontentino (of eventueel Hootsuite)

In dit programma is het mogelijk om posts klaar te zetten voor de diverse kanalen van een opdrachtgever. De berichten worden dan op de ingestelde dag en tijd geplaatst op de tijdlijn van het gekoppelde kanaal. Speciaal aan dit programma is dat je de berichten ook ter controle naar de opdrachtgever kunt sturen. Per opdrachtgever wordt er afgesproken welk programma er wordt gebruikt om berichten in te plannen.

Coosto

Een zeer geavanceerd programma dat voor deze doeleinden gebruikt kan worden:

Engagement/webcare

Monitoring

Publishing (inplannen van berichten op social media)

MailChimp

Een online mailprogramma waar je gemakkelijk een nieuwsbrief voor een opdrachtgever in kan opmaken en versturen door middel van een klantenbestand. Lees hier hoe je om moet gaan met de verwerking van een klantenbestand.

Quriobot

Deze robot is één van de producten die wij verkopen naast ons advies en ondersteuning op het vlak van communities. We maken zelf ook gebruik van Quriobot op onze website.

Mailblue

Dit programma gebruiken we voor marketing automation. Dit houdt in dat er verschillende dingen geautomatiseerd worden zoals het sturen van e-mails. Hier worden ook onze nieuwsbrieven mee verstuurd en zijn er verschillende workflows ingesteld.

In Mailblue kunnen we precies zien dat jij elke dag op onze website zit, op welke pagina precies en hoe lang. Wanneer jij bijvoorbeeld drie keer een, voor ons belangrijke, pagina bezoekt, kunnen we jou geautomatiseerd een mail sturen.

UTM Builder

Deze tool gebruiken we voor het aanpassen van de links zodat deze geschikt zijn om te traceren via Google Analytics. Je vindt hier het document met de uitleg.

Gebruik van rechtenvrije afbeeldingen

Je kunt niet zomaar foto’s van anderen online plaatsen. Hieraan zijn auteursrechten gebonden en zonder toestemming riskeer je een rechtszaak. Plaats dan ook geen foto van Google op je website of sociale media. De boetes hierop lopen in de duizenden euro’s.Let daarnaast altijd op de licentievoorwaarden als je eenmaal een afbeelding hebt gedownload. Deze kunnen per afbeeldingen namelijk verschillen. De meeste stockfotowebsites maken gebruik van attributie: dat wil zeggen dat een van de voorwaarden is dat je een link naar de originele afbeelding plaatst bij de afbeelding die je gebruikt.Stockfoto’sEen stockfoto is een foto die een fotograaf via een stockfotowebsite (beeldbank) verkoopt. De foto is vaak rechtenvrij (soms met wat voorwaarden) en kan door meerdere partijen worden aangekocht. De meeste stockfotowebsites vragen een bedrag voor het downloaden en gebruiken van hun rechtenvrije afbeeldingen. Heb je geen budget voor dure stockfoto’s? Gelukkig zijn er ook een aantal gratis stockfotowebsites te vinden:www.pixabay.com, www.stocksnap.io, www.freepik.com -> meer info en inlog bij Femke, librestock.com, afbeeldingen.net.Google Image Search (aangepast)Afbeeldingen die je in eerste instantie vindt via Google Image zijn meestal niet rechtenvrij, aangezien Google alle afbeeldingen indexeert op het web. Hier houdt Google geen rekening met rechten. Gebruik dus niet zomaar afbeeldingen gevonden via Google. Toch kan er via een instelling op Google rechtenvrij gezocht worden. Je kunt op Google Image instellen dat je alleen afbeeldingen te zien krijgt die gelabeld zijn voor hergebruik. Toch raden wij dit niet aan; de resultaten zijn mager en vaak van niet al te hoge kwaliteit. We zetten hem er toch bij als tip, mocht je het willen uitproberen. Zoeken op rechtenvrije afbeeldingen op Google stel je in door in Google Image naar tools te gaan, vervolgens op niet gefilterd op licentie te klikken en gelabeld voor hergebruik aan te geven. Nu kun je afbeeldingen zoeken op Google die je mag gebruiken in je eigen media.

Video

Omdat wij met een beperkte bewaartermijn werken voor projectbestanden en ruw beeldmateriaal, ontvang je hierbij het beschikbare ruwe beeldmateriaal van de opnames. In onze algemene voorwaarden staat het volgende omschreven: 'Bewaartermijn: Voor de door Communiteers geproduceerde content wordt een algemene bewaartermijn gehanteerd van een half jaar. Digitale opslag is immers niet onbeperkt. Ruwe videobeelden en tussenproducties van animaties worden maximaal een half jaar bewaard door Communiteers. Deze data wordt tevens met de opdrachtgever gedeeld bij oplevering. Na een half jaar draagt de opdrachtgever zorg voor correcte opslag van deze data omwille van eventueel gebruik later. Communiteers kan nimmer verantwoordelijk worden gehouden, danwel aansprakelijk worden gesteld voor verlies of opslag van deze data.'Goed om te weten: dit materiaal is nog niet bewerkt. Denk aan zaken als selectie, montage, kleurcorrectie, geluidsbewerking, stabilisatie en eventuele uitsnedes. De kwaliteit kan daardoor afwijken van de video’s zoals wij die uiteindelijk hebben opgeleverd. Ook kan het ruwe materiaal fragmenten bevatten die bewust niet zijn gebruikt, zoals testshots, stiltes, dubbele takes of beelden die inhoudelijk of technisch minder geschikt zijn.Gebruik je het materiaal voor een nieuwe edit of publicatie? Dan waarderen we het als je deze eerst nog even met ons deelt voordat deze online gaat. Dan kunnen we kort meekijken of het materiaal goed tot zijn recht komt, of de context klopt en of het past bij de kwaliteit en uitstraling die we samen hebben neergezet.Daarnaast willen we je vragen om bij gebruik van het materiaal rekening te houden met eventuele toestemmingen van personen die herkenbaar in beeld zijn. Zeker wanneer het materiaal op een andere manier wordt gebruikt dan waarvoor het oorspronkelijk is opgenomen, is het belangrijk om te controleren of dit binnen de gegeven toestemming valt.We vragen je ook om het materiaal zorgvuldig te gebruiken en niet zo te monteren dat uitspraken, personen of situaties uit hun context worden gehaald.Mocht je iets specifieks uit het materiaal willen halen of laten monteren, dan denken we natuurlijk graag met je mee.

Gebruik van eigen laptop en/of telefoon

Bij Communiteers werken we soms met een eigen laptop. Daarnaast is er voor een aantal medewerkers een telefoon beschikbaar gesteld. De beveiliging van de gegevens van onze opdrachtgevers en hun klanten is erg belangrijk voor Communiteers. De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt dat Communiteers als verwerker van gegevens maatregelen moeten nemen om ervoor te zorgen dat de kans op een datalek zo klein mogelijk is.

Maatregelen vanuit Communiteers

Alle documenten worden online opgeslagen binnen de veilige omgeving van Google (Drive). Om in te loggen bij Google werken wij met een tweestapsverificatie. Dit betekent dat je bij het inloggen bij Google ook een code toegezonden krijgt naar een gekoppeld device. Meestal is dat je telefoon.

Geheimhoudingsverklaring voor alle medewerkers in de overeenkomst met Mettom.

Een incidentenregister.

Een procedure datalek.

Verantwoordelijkheden medewerkersDaarnaast is het voor Communiteers erg belangrijk dat alle medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor de veiligheid van de diverse gegevens. We vragen je dan ook om te letten op de volgende zaken:

Gebruik een aparte Communiteers inlog/gebruiker op je laptop/computer/device.

Beveilig je laptop/computer/device met een wachtwoord.

Voorzie je laptop/computer/device van een schermbeveiliging.

Voorzie je laptop/computer/device thuis ook van een wachtwoord, schermbeveiliging en een aparte gebruikersinlog als je hier op werkt voor Communiteers.

Voorzie je laptop/computer/device elke maand van de meest up-to-date software.

Bij gebruik van een zakelijke telefoon vanuit Communiteers; voorzie deze van een code/wachtwoord.

Zakelijke apps waarin gegevens van opdrachtgevers worden verwerkt, zoals Coosto zijn op je privé telefoon niet toegestaan.

Maak geen gebruik van openbare (onbeveiligde) netwerken.

De laptop/computer/device is beveiligd bij het gebruik van netwerken.

Bij verlies van de laptop/computer/device of telefoon ben je verplicht dit binnen 24 uur te melden bij Bas Schepers in verband met de procedure datalek.

Sla klantgevoelige informatie en persoonsgegevens niet rechtstreeks op op je laptop/computer/device. Volg hier de juiste procedure voor.

Diverse instellingen

Werk je op Windows dan vind je hier alle informatie over instellingen: https://www.microsoft.com/nl-nl/windows

Werk je op Mac dan vind je hier alle informatie over instellingen: https://support.apple.com/mac

Mogelijke beveiligingssoftwareEr is ook diverse software beschikbaar om je device te beschermen.

Gratis variant; zoals AVG AntiVirus Free

Betaalde variant; zoals McAfee

Kijk welke software voor jouw device van toepassing is. Op deze website van de Rijksoverheid vind je nog meer informatie over een goede virusscanner. Heb je vragen? Informeer dan eens bij je collega’s wat zij gebruiken. Op deze website van de Rijksoverheid vind je ook diverse tips om veilig te internetten.Boefproef maken van je deviceSmartphones, tablets en laptops zijn een makkelijke prooi voor dieven. En bij diefstal bestaat er het risico dat persoonlijke en gevoelige informatie bij een ander terecht kan komen. Een wachtwoord of Touch ID is niet genoeg. Activeer daarom ook de blokkeerfunctie. Want met één instelling kun je jouw smartphone, tablet of laptop niet meer terugzetten naar de fabrieksinstellingen, daarmee is hij dus onverkoopbaar. Ook voorkom je dat de dief bij jouw foto’s, mail en documenten kan.

Onbruikbaar makenDe meeste telefoons, smartphones en tablets kun je eenvoudig onbruikbaar maken voor dieven door de anti-diefstalfuncties te activeren via het instellingenmenu. Zet via instellingen de functie 'zoek mijn telefoon of tablet’ of ‘vind mijn mobiel of tablet’ aan. Via de website van jouw merk of besturingssysteem kun je nu jouw apparaat terugvinden. Ook je laptop kun je in de meeste gevallen Boefproof maken. Kijk hieronder of dat ook voor jouw laptop kan. Ook kun je persoonlijke data wissen en je apparaat blokkeren.

Laptop MACEen Apple MAC kun je eenvoudig Boefproof maken. Volg de instructies via deze link: https://www.maakhetzeniettemakkelijk.nl/boefproof/smartphone-boefproof-maken/laptop-boefproof-maken/apple-laptop-boefproof

Laptop WindowsLaptops die draaien op Windows 10 kun je eenvoudig Boefproof maken. Laptops met oudere versies van Windows zijn nog niet Boefproof te maken. Volg de instructies via deze link: https://www.maakhetzeniettemakkelijk.nl/boefproof/smartphone-boefproof-maken/laptop-boefproof-maken/windows-laptop-boefproof

SmartphoneHoe je je smartphone of tablet Boefproof maakt, verschilt per merk of besturingssysteem. Maar bij de meeste toestellen gaat dat heel eenvoudig en bij zowel telefoon als tablet op dezelfde manier: https://www.maakhetzeniettemakkelijk.nl/boefproof/smartphone-boefproof-maken/laptop-boefproof-maken/windows-laptop-boefproof

Smartphone, tablet of laptop kwijt of gestolenBen je je smartphone kwijt of is hij gestolen, vind, wis of blokkeer dan je smartphone!Heb je je smartphone eerder al Boefproof gemaakt? Handel dan als volgt:

Klik hieronder op jouw merk of besturingssysteem. Ga naar de pagina en maak je smartphone waardeloos. Zo kun je je device terugvinden, persoonlijke data wissen en/of je device blokkeren. Dan heeft bij diefstal van je telefoon niemand er meer iets aan.

Android

Apple

Samsung

Sony Experia

Windows

Bel je provider en laat je SIM-kaart blokkeren. Vraag ook direct een nieuwe aan.

Doe aangifte bij de politie als je telefoon gestolen is. Als je de locatie van je telefoon weet, geef deze door. Onderneem zelf geen actie.

Meld de diefstal bij je teamleider. De teamleider zal dit lek vervolgens toetsen aan dit schema. Indien vereist op de juiste wijze melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkene(n) en verwerken in het incidentenregister.

Inwerkdocumenten

Begin je net in het team dan is het handig om te weten dat we een aantal werkzaamheden hebben uitgelegd in een eigen document. Aangezien veel programma’s en sociale media regelmatig hun programma’s wijzigen kan het zijn dat de werkwijze niet geheel meer klopt. Mocht je dit tegenkomen, neem dan even contact op met een collega.

Tijdens je inwerkperiode zorgen wij ervoor dat jij bekend wordt gemaakt met de verschillende werkzaamheden die op jouw bordje terecht kunnen komen. We starten je eerste dag van de onboarding periode met de kick-off. Tijdens deze bijeenkomst dompelen wij je onder in de wereld van Communiteers en maken wij verwachtingen aan elkaar duidelijk. Daarnaast laten we je vast kennis maken met een aantal programma’s waar wij mee werken en doen we een aantal huishoudelijke mededelingen. Een overzicht van de presentatie van de kick-off vind je hier.

Daarnaast zal Bas ook een aantal bijeenkomsten voor zijn rekening nemen. Zoals:

Time management trainingSpeciaal voor onze nieuwe (junior) Communiteers hierbij de link naar de Youtube tutorial 'the 10 Steps to Ultimate Productivity' van Michael Sliwinski (de oprichter van Nozbe zèlf!). Wat Bas betreft nog steeds een must-see voor elke collega!

Coosto trainingDeze presentatie is een korte kennismaking met Coosto.

Peak End

Bij Communiteers vinden wij het belangrijk dat onze opdrachtgevers tevreden zijn en ons willen aanbevelen! Natuurlijk doen wij er alles aan om de opdrachtgever tevreden te stellen met de werkzaamheden die wij voor ze uitvoeren. Maar het is helemaal fijn om ze af en toe eens echt te verrassen met iets extra’s. Een van de manieren om dit te doen is het Peak End moment.

Een ervaring met een piekmoment draagt meer bij aan de herinnering van een opdrachtgever dan wanneer een ervaring continu gemiddeld of zelfs goed is. Een goed product of goede dienst is niet meer genoeg om je te onderscheiden. Een memorabele klantbeleving is dat wel.

Budget

Voor elke opdrachtgever is het budget dat hiervoor beschikbaar is verschillend. Dit ligt aan de grootte van de totale opdracht. Wil je hiervan gebruikmaken? Overleg dan even met je teamleider en met Bas voor de mogelijkheden.

Tot 2.500 euro per jaar omzet €10,-

Tot 5.000 euro per jaar omzet €20,-

Tot 10.000 euro per jaar omzet €30,-

Tot 20.000 euro per jaar omzet €40,-

Declarabele uren

Voor elke organisatie is het belangrijk om declarabel te zijn. Declarabele uren zijn de uren die bij opdrachtgevers gedeclareerd kunnen worden, dus ‘betaalde’ uren. Natuurlijk is het bijna niet mogelijk om een hele dag declarabel te zijn. Wel is het belangrijk om te monitoren hoeveel declarabele uren iedereen maakt. Zo kan er bijvoorbeeld gekeken worden of er bij collega’s nog ruimte is voor nieuwe opdrachten.

DoelstellingenMet iedere collega worden in overleg doelstellingen met betrekking tot de declarabiliteit geformuleerd. Deze doelstellingen dienen niet als harde eis, maar meer als praatstuk. Wanneer een collega voor een geruime tijd de doelstelling niet haalt, kan dit een indicatie zijn van bijvoorbeeld te weinig werk. Het is aan elke collega zelf om dit actief te monitoren zodat dit tijdens een-op-eens meegenomen kan worden. Daarnaast kan het ook voorkomen dat werkzaamheden van een collega veranderen, dit kan dan invloed hebben op de declarabiliteit van de werknemer. In overleg kan de doelstelling dan gewijzigd worden.

Het bijhoudenDe declarabele uren worden bijgehouden in Gripp..

Wie doet wat?

Als een nieuwe opdracht binnenkomt (of een toevoeging of vervolg aan een bestaande opdracht), moet dat worden gecommuniceerd naar de collega’s, zodat er een factuur (of facturen) worden gemaakt, een opdracht in Gripp komt te staan en iedereen daar zijn/haar uren kan schrijven.

Op dit moment hebben we dat als volgt afgesproken:

Check-in formulier invullen: degene die de opdracht heeft binnengehaald. Meestal is dat een salescollega, maar kan ook een projectmanager zijn;

Factuur (of factuurcontract) inrichten/versturen op basis van die check-in: Mariëlle;

Opdracht aanmaken in Gripp op basis van die check-in: Mariëlle;

Evt strippenkaart aanmaken in Drive: Mariëlle;

Nozbe taken aanmaken die bij de opdracht horen: de projectmanager.

Debriefing aan opdrachtgever

Bij een nieuwe opdracht maken we een debriefing. Hierin komen de volgende stappen naar voren:

De vraag (in het kort):Omschrijving:

Doel:Doelgroep:

Behoeften:

(Technische) specificaties:

Budget:

Tijdsinspanning:

Voorbeeldmateriaal/informatie:

Deze debriefing wordt ingevuld in dit template.

Projectmanagement handigheidjes en tips

Nieuwe opdracht uiteenzetten in Nozbe

Wanneer er een nieuwe opdracht start is het handig om alle onderdelen van die opdracht in Nozbe te zetten als aparte taken (in het project van de opdrachtgever). Het geaccordeerde voorstel kan je helpen de onderdelen te benoemen. Denk bijvoorbeeld aan een taak voor:

Check in doen als dat nog niet is gedaan;

Plan van aanpak maken;

Vacaturetekst (laten) redigeren;

Toegang kanalen regelen. Niet alleen social mediakanalen, maar ook Google Analytics. Sla wachtwoorden op in 1Password;

Video (laten) maken. Denk hierbij ook aan het maken van een script en briefing;

Fotografie inplannen met fotograaf;

Content, teksten schrijven voor berichten/advertenties;

Beeldmateriaal (laten) opmaken;

Chatbot voorstel maken en bot bouwen;

Advertentiecampagnes inrichten/onderhouden. Noteer in deze taak ook hoeveel advertentiebudget beschikbaar is en hoe je dat gaat inzetten (welk kanaal, welke sprints);

Rapportage maken achteraf;

Evaluatie inplannen.

Geef deze taken allemaal een datum, zodat je ze niet kwijtraakt. En voeg ook de juiste collega’s toe aan het project in Nozbe, zodat je hen ook aan het werk kan zetten.

Protip: je kunt in Nozbe ook templates aanmaken. Dat betekent dat je bij de start van een project/campagne het template opent en Nozbe dan de bijbehorende taken voor je aanmaakt.

Taken niet te snel afvinken, maar aanpassen en vooruitschuiven

Vaak is het handig om bovenstaande taken te houden wanneer je het hebt afgerond. Klinkt gek, maar ga maar na: de taak ‘plan van aanpak maken’ eindigt niet als het plan van aanpak klaar is. Het moet dan naar de opdrachtgever worden verstuurd, die kan opmerkingen of aanvullingen hebben die je nog moet doorvoeren. En de taak ‘advertentiecampagnes inrichten/onderhouden’ gaat verder door met het checken van de advertenties, bijsturen, na de eerste sprint een kort advies voor de volgende sprint, de volgende sprint inrichten, die advertenties checken…

Maak hapklare brokken van een grote taak

Heb je een grote taak? Splits deze op in kleinere (opeenvolgende) taken. Hierdoor heb je niet het gevoel voor een grote uitdaging te staan (en wellicht uit te stellen) en geeft het ook voldoening om de kleinere taakjes af te vinken.

Tijd schrijven in Gripp met stopwatch

Gripp heeft een mooie functionaliteit als het gaat om gewerkte uren bijhouden. Links onderin (op desktop) kun je een stopwatch starten wanneer je begint met een taak. Ben je klaar met de taak, dan klik je nog eens op de stopwatch waardoor die stopt. Je ziet dan hoe lang de stopwatch heeft gelopen (en jij dus met de taak bezig bent geweest) en die uren kun je meteen op de juiste opdracht wegzetten.

Let op: als je deze functie gebruikt, vergeet dan niet je stopwatch uit te zetten na een taak. Anders kan het voorkomen dat die doorloopt en Gripp denkt dat je na úren nog steeds bezig bent.

Ben attent met Nozbe’s hulp

In het contact met je opdrachtgever worden er vast wel eens persoonlijke dingen besproken. Probeer alert te zijn op wat jouw opdrachtgever zegt en noteer dat in Nozbe voor een later moment. Onthoud op die manier bijvoorbeeld dat (en wanneer) hij/zij papa/mama/opa/oma wordt, wanneer hij op een grote reis gaat, wanneer hij een marathon gaat lopen voor het goede doel, noem maar op. Verjaardagen kun je overigens noteren in de Google agenda ‘Verjaardagen opdrachtgevers CT’.

Mailbox leeghouden

Als je een mail binnenkrijgt kun je verschillende dingen doen:

Is de mail binnen 2 minuten te beantwoorden? Doe dat dan en archiveer ‘m (eventueel met een label van de opdrachtgever).

Heeft de mail meer tijd nodig? Zet deze dan als taak in Nozbe om later op terug te komen en archiveer de mail (eventueel met een label van de opdrachtgever).

Op deze manier blijft je mailbox overzichtelijk. Het is niet zo dat je constant je mails moet verwerken. Je kunt ook een aantal momenten op de dag inplannen om je mails te lezen, beantwoorden en in Nozbe op te slaan.

Bedenk van tevoren waar het mis kan gaan in de opdracht

Bij iedere opdracht gaat er wel iets mis of moeten werkzaamheden worden uitgesteld. Als je van tevoren bedenkt waar deze punten zitten kun je je daarop voorbereiden of dit zelfs voor zijn. Dit gaat eenvoudiger wanneer je meer ervaring hebt met projectmanagement en uiteindelijk tackel je al die vervelende foutjes voordat ze ontstaan.

Delegeren betekent loslaten

Met mate natuurlijk. Het betekent vooral dat wanneer iemand een taak voor je uitvoert dit op zijn eigen manier doet en dat niet fout hoeft te zijn. Dus als je een collega vraagt om berichten te maken, maar ze zien er anders uit dan jij ze zou schrijven, wil dat niet zeggen dat het fout is. Probeer dit de ruimte te geven en te accepteren. Dus niet alles zelf opnieuw maken, want dan heeft delegeren geen zin.

Protip: als je iets delegeert aan een collega, vraag dan altijd wanneer hij dit klaar kan hebben (in overleg met jouw beoogde deadline natuurlijk). Het belangrijkste is dat het af komt, niet hoe de collega dat doet. Leg die verantwoordelijkheid bij hem neer. Meestal is dit een fijne stok achter de deur voor jullie allebei én indirect richting de opdrachtgever.

Agenda

Met de checklist onder het eerste kopje, kun je een project volledig inplannen in tijd, want het is leuk dat alle taken in Nozbe staan, maar je moet ze ook uitvoeren. Blok hiervoor tijd in je Google agenda. Bijvoorbeeld, maandag 3 uur plan van aanpak maken, vrijdag 2 uur content maken, de week erop overleg, enz. Houd daarbij in gedachten dat er altijd dingen gebeuren waardoor je planning verandert. Plan niet te strak in en plan je dag niet helemaal vol, zodat je voldoende ruimte overhoudt om te schuiven.

Werkproces Sales opvolging potentiële leads

Wanneer er aanleiding is om een potentiële lead op te volgen, werken we volgens een vaste aanpak. Zo zorgen we ervoor dat opvolging persoonlijk, overzichtelijk en consequent gebeurt. Daarnaast kan iedere collega direct zien welke contactmomenten er al zijn geweest en wat de status is.

Stap 1: Lead toevoegen in Pipedrive

Zodra een interessante lead in beeld komt, zetten we deze direct in Pipedrive. Hier vullen we zoveel mogelijk relevante gegevens in.

Daarna maken we direct een taak aan voor de eerste opvolging.

Belangrijk: alle contactmomenten worden geregistreerd in Pipedrive, zodat iedereen binnen het team precies kan zien wat er al gedaan is.

Stap 2: Eerste contact via Bonjoro

Voor het eerste contact sturen we een persoonlijke video via Bonjoro.

Onderzoek de lead kort voordat je de video opneemt:

Bekijk het LinkedIn-profiel

Bekijk de website van het bedrijf

Kijk naar vacatures, nieuws of ontwikkelingen

Bekijk social media-kanalen

Zoek naar haakjes om het persoonlijk te maken

Doel van de video:

Geen standaard verkooppraatje, maar een warme en persoonlijke benadering. Laat merken dat we moeite hebben gedaan en begrijpen wat er speelt.

Stap 3: Reminder na 3 tot 4 dagen

Geen reactie ontvangen? Dan sturen we een korte, vriendelijke reminder via de chatfunctie van Bonjoro.

Stap 4: Persoonlijk kaartje via Lightr

Nog steeds geen reactie? Dan zetten we een opvallendere stap in: een fysiek kaartje via Lightr.

Aanpak:

Gebruik de eerder gemaakte video

Plaats de videolink achter een QR-code

Zet een korte, leuke en uitnodigende tekst op het kaartje

Stap 5: Afsluitend bericht na 2 weken

Is er na ongeveer 2 weken nog steeds geen reactie? Dan sturen we nog één laatste afsluitend bericht via Bonjoro.

Stap 6: Heractivatie na 6 maanden

Ook wanneer iemand nu niet reageert, kan timing later anders zijn. Daarom maken we een taak aan in Pipedrive om over ongeveer 6 maanden opnieuw contact op te nemen via Bonjoro

Geheimhoudingsverklaring

Aangezien eigenlijk iedereen binnen Communiteers op de een of andere manier werkt met persoonsgegevens van opdrachtgevers en/of klanten van opdrachtgevers is het belangrijk dat iedereen zich ervan bewust is dat deze gegevens beschermd dienen te worden.

In elk contract wat Mettom aangaat met een (nieuwe) medewerker is dan ook een geheimhoudingsverklaring opgenomen waarin gesteld wordt dat elke medewerker zorgvuldig met deze gegevens omgaat.

Heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met Mettom:Tel: 040 - 82 00 398 | info@mettom.nl | www.mettom.nl

Vertrouwenspersoon

Wij vinden het erg belangrijk dat je je prettig en zeker veilig voelt in je werkomgeving en in samenwerking met je collega’s. Er zijn een aantal momenten waardoor dit niet (meer) het geval kan zijn voor iemand. Bijvoorbeeld als er sprake is van;

Agressie en geweld.

Discriminatie, waaronder seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten.

Pesten.

Werkdruk.

Wil je een melding doen over ongewenst gedrag? Bespreek dit dan direct met Bas of een andere collega waar je je prettig bij voelt. Je hoeft hiervoor niet te wachten op de volgende afspraak. Je kunt hier natuurlijk altijd eerder een afspraak/ moment voor inplannen of telefonisch contact opnemen. Er zal altijd vertrouwelijk om worden gegaan met deze informatie.

Gelegenheden vieren

De mogelijkheid om een feestje te vieren laten wij niet graag voorbij gaan! We hebben wel duidelijke afspraken welke feestjes Communiteers wel of niet voor haar rekening neemt.

Dit hebben we hierover vastgesteld:

Werkjubileum volgens dit schema.

Afscheid collega’s € 25,- van Bas met eventuele aanvulling van het team.

Afscheid stagiaires € 25,-.

Verjaardagen voor iedereen: €15,- van Bas met een kleine aanvulling van het team (dit is uiteraard vrijblijvend).

Personeelsuitjes; gemiddeld 2 keer per jaar met een budget van +/- 30,- euro p.p.). Er wordt vanuit Communiteers per teamuitje € 20,- p.p. bijgedragen voor het eten.

Andere zaken die een bijdrage leveren aan het verhogen van de collegialiteit/sfeer.

Andere speciale gebeurtenissen: “met de pet rond”.

Attentie bij zwangerschapsverlof: € 50,- van Bas en een aanvulling van het team.

Verjaardag vieren

Je bent natuurlijk vrij om je verjaardag te vieren bij Communiteers door middel van een lekkere traktatie of iets dergelijks. Ook kun je hier een afspraak over maken met een collega die in dezelfde periode jarig is. Trakteren is zeker geen verplichting.

Andere speciale gebeurtenissen

Voor overige gelegenheden zoals bijvoorbeeld; afscheid van een collega, een verhuizing, de geboorte van een kind, (langdurig) ziekte of andere gelegenheden zullen per gelegenheid bekeken worden. Een attentie kan dan eventueel samen met de collega’s aangeschaft worden.

UitjesUitjes zijn voor alle collega’s van Communiteers.

Werkafspraken

Om ervoor te zorgen dat iedereen zo effectief, efficiënt en zo relaxed mogelijk kan werken hebben we een aantal basisafspraken opgesteld.

Huddle

Elke werkdag is er om 09:00 uur een (digitale) huddle. Iedereen die die dag werkzaam is, doet mee aan dit overleg. Ben je niet op kantoor? Dan bel je in via Google Meet. Het is een kort overleg waarin iedereen aangeeft wat er voor hem/haar speelt.

De volgende zaken worden per persoon besproken:

Wat zijn je doelen voor vandaag?

Zijn er hobbels waar je tegenaan loopt?

Adviesrol

Als Communiteers willen wij graag een adviesrol aannemen in onze relatie met onze opdrachtgevers. Om er voor te zorgen dat wij in contact blijven met de opdrachtgever en op de hoogte blijven van actualiteiten binnen hun organisatie hebben de Projectmanagers minimaal maandelijks telefonisch contact. Maar bij voorkeur nog vaker!

Contact

Indien anders overeengekomen loopt het contact met de opdrachtgevers alleen via de Projectmanagers.

Spelvout

Elke contentplanning of tekst in andere vorm wordt gecontroleerd door een collega voordat deze wordt doorgezonden aan een opdrachtgever.

Visuele content

Visuele content wordt opgemaakt door de afdeling creatie. Via Kontentino, een contentplanning via Drive of Nozbe geef je een taak aan iemand van team creatie. Geef hierbij aan wat het doel is en waar eventueel beeldmateriaal te vinden is. De contentcreatie wordt altijd door Lotte uit team Creatie gecheckt.

Bestanden opslaan op de drive

Het is belangrijk dat je bestanden kunt terugvinden op de drive. Daarom hebben we een protocol gemaakt hoe je deze bestanden opslaat op de drive. Dit protocol vind je hier BACKUP ETIQUETTE

Schoonmaak

Samen zorgen we ervoor dat het kantoor schoon blijft. We hebben daarnaast een schoonmaakster in dienst.

Coaching, hoe doe je dit?

Het versturen van mailings voor opdrachtgevers

Wanneer je voor een opdrachtgever mailings moet versturen via SharpSpring of Mailchimp dan hebben we daar onderstaande regels voor.

Optie 1: de opdrachtgever verstuurt de door ons klaargezette mail zelf, drukt dus zelf op de verzendknop;

Optie 2: we willen eerst akkoord op de mailing én op de verzendlijst. Je stuurt hiervoor dus ook een export van de verzendlijst naar de opdrachtgever. Als we op die twee punten akkoord hebben (op papier!) kunnen wij pas de mailing versturen.

De 8% regeling

Opdrachtgevers hebben soms geen eigen advertentieaccount op social media platforms. We adverteren dan via het advertentieaccount van Communiteers. Wij vragen vooraf aan opdrachtgevers om het advertentiebudget over te maken. Het komt regelmatig voor dat dit niet lukt, bijvoorbeeld omdat de opdracht snel moet worden uitgevoerd. Het advertentiebudget wordt dan door ons voorgeschoten. De afspraak is dat opdrachtgevers voor deze service 8% van het advertentiebudget extra betalen.

Crisismanagement

Bij een signaal van een mogelijke crisis met Communiteers of een van de medewerkers als onderwerp maak je hier direct een melding van bij Bas. Hij schat in wat de ernst van de situatie is. Hiervoor hebben we ook het stoplicht in het leven geroepen.

Belangrijk!

Er vindt vanuit de collega’s geen schriftelijke of mondelinge communicatie plaats naar buiten met de betreffende persoon.

De rest van de collega’s wordt zo spoedig mogelijk door Bas en/of de teamleiders op de hoogte gesteld van de situatie. Hiermee wordt ook rekening gehouden met collega’s die thuis of op een andere locatie aan het werk zijn.

Door alle collega’s wordt een stilte modus aangenomen. Totaal geen communicatie in welke vorm dan ook over dit onderwerp. Dit betekent ook geen reacties op social media of inhoudelijk info aan opdrachtgevers.

Stappen vanuit Communiteers

Direct contact opnemen met de betrokkenen.

Externe verklaring met alleen de feiten.

Geen contact met niet geïdentificeerde contacten.

Indien nodig opdrachtgevers te woord staan/ op de hoogte stellen.

Tips voor alle collega’s

Neem geen telefoontjes aan waarbij geen contactpersoon vermeld staat.

Zorg dat je voicemail geactiveerd is. Als een opdrachtgever je toevallig een keer vanuit een ander telefoonnummer belt kunnen zij in ieder geval je voicemail inspreken.

Werk je die dag(en) niet op kantoor, neem dan even contact op met je teamleider om er voor te zorgen dat je op de hoogte bent.

Heb je vragen? Twijfel dan niet en neem contact op met je teamleider of Bas.

Van bedreigingen aan persoonlijk adres adviseren wij altijd om in overleg met Bas aangifte te doen bij de politie..

Sollicitanten

Als wij een CV hebben ontvangen, bespreken wij deze met de relevante collega’s. Samen met Bas bepalen zij of iemand geschikt lijkt voor de openstaande functie. Kandidaten die niet aan de eisen voldoen, bellen wij persoonlijk. Hierbij vermelden wij natuurlijk de reden van de afwijzing en voorzien wij die persoon nog van tips over hun cv of presentatie. Kandidaten die wel in aanmerking komen nodigen wij telefonisch uit voor een kennismaking. Deze kennismaking vindt plaats op ons kantoor.

MeeloopdagDaarna is het mogelijk dat er een meeloopdag of dagdeel wordt ingepland om te kijken of deze kandidaat goed in het team zal passen en dat de werkzaamheden aansluiten bij de kennis en ervaring van deze persoon. Voordat iemand aan zo’n dag of dagdeel start wordt er altijd een geheimhoudingsovereenkomst ondertekend. Het aantal gesprekken dat er uiteindelijk met een kandidaat wordt gevoerd is afhankelijk van de situatie en de vacature.